Splošni pogoji prijave in obvestilo o varstvu osebnih podatkov

Različica: 2026-11-10.3.1edab9d349294a3e. Velja za navedeni dogodek in odločitve ob prijavi.

1. Organizator in upravljavec

Organizator dogodka in upravljavec osebnih podatkov je Prostovoljno gasilsko društvo Bodonci (PGD Bodonci). Uradni naslov: PGD Bodonci, Bodonci 77a, 9265 Bodonci. Kontakt za prijave in varstvo osebnih podatkov: Danijela: 031-586-224; Janja: 031-281-738.

2. Dogodek, upravičenost in prijava

Prijava velja za Prižig prazničnih lučk 2026, ki bo 29. 11. 2026 17:00, na lokaciji Dvorišče vaško-gasilskega doma Bodonci. Rok spletnih prijav je 20. 11. 2026 23:59, rok samostojnega urejanja pa 20. 11. 2026 23:59.

Prijavo odda starš, zakoniti skrbnik ali ustrezno pooblaščena oseba. Prijavijo se lahko otroci, ki v koledarskem letu dogodka dopolnijo od 0 do vključno 15 let. Navede resnične, preverjene podatke in ima pravico prijaviti navedene otroke. Za eno gospodinjstvo se vnese en skupen naslov in eden ali več otrok; vsak aktivno prijavljen otrok predstavlja eno potrebno darilo. Isti otrok naj bo prijavljen samo enkrat. Starostno skupino določimo iz razlike med letom dogodka in letnico rojstva, zato gre za starost, ki jo otrok dopolni v koledarskem letu dogodka.

Če spletne prijave niso mogoče, se lahko prijavite po telefonu: Danijela: 031-586-224 ali Janja: 031-281-738. Telefonski vnos ureja prijavljena pooblaščena oseba. Obrazec ne zahteva PIN-a ali potrjevanja soglasij. Organizator mora informacije in ustrezno podlago za obdelavo zagotoviti ločeno; aplikacija takega vnosa ne šteje kot dokaz privolitve.

3. Katere podatke in zakaj zbiramo

Zbiramo ime in priimek vsakega otroka, letnico rojstva ter skupen naslov prebivališča. Potrebujemo jih za evidentiranje prijav, preprečevanje podvajanj, organizacijo obdarovanja, razvrstitev po starostnih skupinah ter pripravo in razdelitev primernih daril.

E-poštni naslov starša ali skrbnika je neobvezen in skupen celotni prijavi. Če ga navedete, ga uporabljamo samo za potrditev prijave, obvestila o njenih spremembah in varen dostop do urejanja. Njegova navedba ali privolitev za nadaljnjo hrambo ne pomenita samodejne prijave na oglaševanje ali obveščanje o prihodnjih dogodkih.

Za dokazovanje vaših odločitev shranimo različico pogojev, obvestila in privolitve, čas potrditve, način prijave (splet ali telefon) ter pri telefonskem vnosu identiteto pooblaščene osebe in čas vnosa. Pri poenostavljenem telefonskem vnosu se privolitve ne vpisujejo samodejno. Vodimo omejen dnevnik sprememb in dostopa. Za zaščito pred zlorabo začasno uporabljamo nepovratne, s skrivnim ključem zaščitene oznake omrežnega izvora; ne beležimo PIN-ov, dostopnih kod ali vsebin varnih povezav v čisti obliki.

4. Pravna podlaga in ločene odločitve

Obdelava pri spletnem postopku za ta dogodek temelji na izrecni privolitvi starša oziroma zakonitega skrbnika ali njegove ustrezno pooblaščene osebe (člen 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov). Vnos potrebnih podatkov in privolitev sta prostovoljna; brez potrebnih podatkov in te privolitve prijave in priprave darila ni mogoče izvesti.

Spletni obrazec vsebuje eno soglasje za uporabo podatkov za prijavo otrok na trenutni dogodek in pripravo obdarovanja. Polje ni vnaprej označeno. To soglasje ne vključuje nadaljnje hrambe za prihodnje prireditve; morebitne že podane ločene privolitve ostanejo evidentirane in jih lahko prekličete.

5. Kdo dostopa do podatkov

Celotno evidenco osebnih podatkov lahko pregledujejo samo pooblaščeni člani upravnega odbora PGD Bodonci z osebnimi uporabniškimi računi in evidentiranim pooblastilom. Skrbnik aplikacije brez takšnega pooblastila nima samodejnega dostopa do celotne evidence.

Osebi, ki sprejemata telefonske prijave, imata omejene pravice za vnos, pregled in popravljanje samo prijav, ki sta jih sami vnesli. Če nista člana upravnega odbora, administrator pred dostopom posebej določi in dokumentira omejeno pooblastilo, njegov obseg ter obveznost zaupnosti. Ne smeta pregledovati prijav drugih oseb ali izvajati celotnih izvozov.

Osebnih podatkov otrok in naslovov ne objavljamo javno. Ne posredujemo jih drugim lokalnim organizacijam za njihove samostojne namene. Pri tehničnem zagotavljanju aplikacije lahko sodelujejo ustrezno pogodbeno urejeni ponudniki gostovanja, vzdrževanja ali dostave e-pošte, samo v potrebnem obsegu in po navodilih PGD Bodonci.

Tehnične storitve in morebitni prenosi: Podatkovna baza deluje na strežniku organizatorja NAS1. Potrdila o prijavi, obvestila o spremembah in povezave za varen dostop pošiljamo prek storitve Google Gmail (smtp.gmail.com). Pri dostavi Google obdeluje prejemnikov e-poštni naslov in vsebino sporočila. PDF-vabila v prilogi vsebujejo ime in priimek otroka, številko prijave ter podatke o dogodku. Ne vsebujejo letnice rojstva, naslova gospodinjstva, PIN-a ali dostopne kode. Podatki o Googlovem ravnanju s podatki in lokacijah obdelave so objavljeni na https://policies.google.com/privacy. E-poštnega naslova ne uporabljamo za samodejno oglaševanje.

6. Potrditev in varen dostop

Telefonske prijave brez e-poštnega dostopa popravite pri organizatorju; njihov vnos ne ustvarja PIN-a in ne vključuje privolitve za prihodnje prireditve. Spodnji postopek s kodo in PIN-om velja za spletne prijave.

Po oddaji prejmete potrditev na spletni strani s številko prijave, številom otrok in povzetkom. Ob oddaji lahko prenesete datoteko z dostopno kodo in izbranim PIN-om. Ker datoteka omogoča dostop do prijave, jo hranite na varnem in je ne delite. Za dostop zadostujeta koda in PIN; številka prijave ni potrebna. Organizator PIN-a ne more prebrati. Koda in PIN sta shranjena samo v varno zgoščeni obliki, število poskusov dostopa pa je omejeno.

Če navedete e-pošto, prejmete potrditev s povezavo za potrditev naslova ter PDF-vabila z imeni in priimki prijavljenih otrok, številko prijave in podatki o dogodku za tisk. Vabila ne vsebujejo naslova gospodinjstva, letnic rojstva, PIN-a ali dostopne kode. Poznejši dostop omogoča časovno omejena, enkratna povezava, poslana na potrjeni naslov. Sprememba e-pošte zahteva potrditev novega naslova; do takrat ostane prejšnji potrjeni naslov v veljavi. Varnostnih podatkov in povezav ne delite z drugimi.

Do roka urejanja lahko popravite naslov, podatke otrok, dodate ali odstranite otroka ter spremenite e-pošto in svoje odločitve. Po roku popravke uredi pooblaščeni organizator. Če izgubite dostop in nimate potrjene e-pošte, kontaktirajte organizatorja, ki pred spremembo preveri vašo upravičenost. Osebnih dokumentov ne pošiljajte po običajni e-pošti brez predhodnega dogovora.

7. Čas hrambe in izbris

Podatke za trenutni dogodek hranimo do 60 dni po izvedbi dogodka (za trenutno določen datum do 28. 1. 2027 17:00). Nato jih izbrišemo oziroma anonimiziramo.

Samo ob ločeni privolitvi jih lahko hranimo za načrtovanje prihodnjih prireditev PGD Bodonci največ 24 mesecev od podaje oziroma izrecne obnove, ali do preklica. Običajno popravljanje prijave tega roka ne podaljša. V prijavi je prikazan vaš datum izteka. Sprememba splošnih nastavitev sama ne podaljša že obljubljene hrambe.

Če prekličete prihodnjo privolitev, ostane dovoljena samo še hramba, potrebna za trenutni dogodek. Če prekličete tudi prijavo in zanjo ni več veljavne podlage hrambe, je zapis uvrščen v naslednji varni postopek izbrisa. Podatkov s pretečeno privolitvijo ne uporabimo za prihodnji namen.

Varnostne kopije mora organizator šifrirati in omejiti dostop do njih; niso namenjene nadaljnji uporabi podatkov. Organizator določi kratko rotacijo kopij, praviloma največ 30 dni, in ob izbrisu poskrbi za njihovo odstranitev oziroma omejitev do izteka rotacije. Pred morebitno obnovo uporabi ločeno evidenco izbrisov ter znova preveri hrambo, da se že izbrisani podatki ne vrnejo v uporabo. Izvozi in natisnjeni seznami morajo biti varovani ter odstranjeni ob izteku njihovega namena.

8. Prihodnja leta

Hramba za prihodnje prireditve ni nova prijava. Za vsak nov dogodek je potrebna nova, preverjena prijava in ustrezna pravna podlaga. Podatkov preteklega dogodka ne kopiramo samodejno med aktivne prijave naslednjega leta. Ob morebitni zakoniti uporabi za načrtovanje organizator preveri veljavnost privolitve in aktualnost podatkov.

9. Preklic in vaše pravice

Privolitev lahko kadar koli prekličete prek varnega dostopa do prijave ali na navedenem kontaktu PGD Bodonci, tudi po zaprtju prijav. Preklic prihodnje privolitve ne vpliva na trenutno prijavo. Umik privolitve za trenutni dogodek pomeni preklic prijave in odstranitev otrok s seznama za darila. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.

Zahtevate lahko dostop do svojih osebnih podatkov, popravek, izbris, omejitev obdelave in prenosljivost, kadar so izpolnjeni zakonski pogoji. Pravica do ugovora se uporablja, kadar je relevantna glede na pravno podlago. Zahtevo naslovite na kontakt v prvem poglavju; pred razkritjem ali spremembo organizator sorazmerno preveri vašo upravičenost.

Če menite, da je obdelava nezakonita, lahko vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije.

10. Varnost in obseg uporabe

Omogočen je tudi dostop prek HTTP; pri njem prenos podatkov ni šifriran. Za šifriran dostop uporabite HTTPS, ko je na voljo na tem naslovu. Če spletnega prenosa ne želite uporabiti, lahko prijavo oddate po telefonu. Uporabljamo nadzor pravic, osebne uporabniške račune, varno zgoščena gesla in omejen dnevnik sprememb. Aplikacija uporablja nujni sejni piškotek za varnost obrazcev in dostop. Ne uporablja analitike, oglasnih piškotkov ali zunanjih QR-storitev. Podatkov ne uporabljamo za komercialno oglaševanje, javne sezname ali avtomatizirano sprejemanje odločitev s pravnimi ali podobno pomembnimi učinki.